De één vindt het leuk, de ander minder. Feit is dat veel mensen tegenwoordig moeten thuiswerken. Voor de medewerker is dat een uitdaging en zullen er andere vaardigheden worden aangesproken dan op kantoor. Maar ook van de leidinggevende vergt het andere vaardigheden. En zelfs méér vaardigheden.
Nu we voorlopig op afstand blijven werken, en dit naar verwachting blijft in de toekomst, is er steeds meer behoefte aan manieren om ook op afstand aan de verbinding en effectiviteit in teams te werken. Daarnaast is een goed gesprek voeren in normale omstandigheden soms al best lastig, maar online is dit een nog grotere uitdaging. Bouwen aan virtuele teams en een goed gesprek voeren online zijn daarom belangrijke aandachtspunten voor de nieuwe vaardigheden die leidinggevenden zich eigen moeten maken.
Bouwen aan virtuele teams en een goed gesprek voeren online
Bij bouwen aan virtuele teams is het voor leidinggevenden van belang dat ze zorgen voor de (onderlinge) verbinding met en tussen de mensen in hun team. Een goede leider is zich bewust zijn van de vraag: “wat doet virtuele communicatie met mensen?” Bij het voeren van online gesprekken zijn extra vaardigheden nodig om écht contact te maken. Ondanks het gebrek aan fysiek contact en non verbale communicatie. Denk aan online visueel communiceren of verschillende vormen van een check-in. Daarnaast is het van belang om te zorgen voor een veilige setting waarin het mogelijk is om vrijuit te spreken, feedback uit te wisselen of lastige kwesties als vitaliteit, motivatie en functioneren te bespreken. En ook vereist het gespreksvaardigheden, zoals vragen stellen en op een dieper niveau luisteren.
Vertrouwen geven
Maduka et al. geven in hun “virtual team leadership onderzoek” aan dat vertrouwen geven essentieel is voor leidinggevenden bij thuiswerken. Door het ontbreken van frequent contact is er een neiging om medewerkers minder te vertrouwen. Veel leidinggevenden implementeren daarom allerlei controlemechanismen. Het blijkt dat dit echter contraproductief is. Juist het geven van vertrouwen aan medewerkers en het overdragen van verantwoordelijkheden, verhoogt de effectiviteit en efficiëntie.
Teamoriëntatie en -integratie is eveneens van belang. Nieuw gevormde virtuele teams bestaan vaak uit een verzameling losse individuen. De leidinggevende zal in staat moeten zijn om een hecht team te vormen door gezamenlijke doelen te stellen en een positieve attitude te creëren. Maar ook effectieve communicatie is belangrijk. Ruim 70% van informatie-uitwisseling in een face-to-face contact is non-verbaal. Deze informatie gaat verloren in een virtueel team. De leidinggevende zal, naast zelf goed communiceren, ook medewerkers moeten stimuleren om zoveel en zo transparant mogelijk informatie uit te wisselen met anderen.
Verantwoordelijkheden bij het team laten
Door het ontbreken van interactie is het van belang dat er duidelijke individuele doelen en teamdoelen worden gesteld. En dat deze doelen samen met elkaar begrepen en onderschreven worden. Duidelijke doelen reduceren de rol-ambiguïteit van en onzekerheid bij medewerkers. Dit leidt tot meer werktevredenheid. Te vaak worden virtuele teams alleen afgerekend op het eindresultaat. Continue feedback geven, bijsturen waar nodig en tegelijkertijd verantwoordelijkheden daar laten waar ze horen, namelijk bij het team, is een essentiële vaardigheid die een effectieve leidinggevende zich eigen heeft gemaakt.
Jolet Moolenaar
Met dank aan Picture-it en Career & Live voor de praktische visual.
Wil je naar aanleiding van dit artikel meer lezen dan adviseren wij dit boek “Team op vleugels Gids voor geïnspireerd samenwerken”.
Liever een (online) training volgen om te werken aan je body language, kijk dan eens bij de body language academy.